Любое предприятие, рано или поздно, сталкивается со сменой главного бухгалтера. Этот процесс всегда является стрессом для организации. Идеальные условия при смене главного бухгалтера - уходящий сотрудник, добросовестно и в полном объеме передает дела новому главному бухгалтеру. Но, к сожалению, далеко не всегда это выполнимо:

•  руководитель может не успеть подобрать нового сотрудника;
•  есть сомнения в правильности ведения бухгалтерского учета;
•  так же нередки случаи личных конфликтов и обид.

Так как сменить главного бухгалтера, чтобы не нарушить привычный ритм деятельности компании и минимизировать негативные последствия при дальнейшей работе?

 Законодательство РФ не предусматривает регламента приема и передачи дел при смене главного бухгалтера в компании. Однако в интересах самой организации, особенно крупной (с большими оборотами и различными видами деятельности), провести и оформить данную процедуру надлежащим образом.

 Бухгалтерская компания «ДонБизнесКонсалтинг» разработала ряд мер, направленных на плавный и безболезненный переход дел от одного бухгалтера к другому.


Что нужно учесть при приеме дел от уходящего главного бухгалтера.

 Мы разрабатываем четкую схему передачи дел уходящим сотрудником. В ней предусматривается порядок и сроки приема-передачи дел, период, в течение которого каждый из главных бухгалтеров будет вести текущие дела, руководить работой бухгалтерии, а также подписывать документы. Разработанная схема утверждается приказом руководителя организации. Также в нем указываются лица, несущие ответственность за выполнение данного приказа.

Процедура передачи дел бухгалтерской компании «ДонБизнесКонсалтинг» состоит из следующих этапов:

• издание приказа руководителя организации о приеме-передаче дел;
• проведение инвентаризации имущества и обязательств организации;
• ознакомление с внутренними документами компании;
• непосредственно передача дел, включая передачу первичной документации, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой  отчетности;
• проверка состояния учета и отчетности;
• оформление и утверждение руководителем акта приема-передачи дел.

 В организации может сложиться ситуация, когда замену увольняющемуся главному бухгалтеру пока найти не удалось. В этом случае Вы можете передать дела бухгалтерской компании «Дон Бизнес Консалтинг». Мы обеспечим бесперебойную работу предприятия, предадим дела новому главному бухгалтеру, либо Вы сможете заключить договор на бухгалтерское обслуживание с нами.  

Наличие каких документов мы проверяем

Пункт 1 ст. 17 Закона N 129-ФЗ предусматривает хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности предприятия не менее пяти лет. Кроме того, сроки хранения конкретных видов документов приведены в Перечне типовых управленческих архивных документов, который утв. Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558. Так, годовую бухгалтерскую отчетность и налоговые декларации необходимо хранить не менее 10 лет.

 Начинаем проверку с изучения учредительных документов организации. В обществах с ограниченной ответственностью это устав и учредительный договор, а в акционерных обществах - устав. Также изучаем регистрационные свидетельства, устав организации и другие уставные документы для понимания структуры компании, наличия обособленных подразделений и иностранного капитала, если таковые имеются.

 Помимо этого, проверяем наличие документов о регистрации ККТ, находящейся в собственности организации. Если компания подлежит обязательному аудиту, то необходимо проанализировать аудиторские заключения и отчеты, обращая внимание на ошибки, выявленные проверяющими в ходе проведенных проверок.

 Обязательно проверяется наличие приказов об утверждении налоговой и бухгалтерской учетной политики компании. Анализ учетной политики необходим для понимания методов учета, которые в ней используются. Следует уточнить, какие именно первичные документы утверждены в качестве приложений к учетной политике и как распределяются обязанности между сотрудниками бухгалтерии.

Кроме того, нам необходимо удостовериться в наличии следующих документов:

• утвержденного плана счетов организации;
• налоговых регистров;
• налоговой и бухгалтерской отчетности;
• оборотно- сальдовой ведомости, а также регистров синтетического и аналитического учета;
• книги покупок и книги продаж, журналов учета полученных и выданных счетов-фактур;
• отчетности по страховым взносам во внебюджетные фонды;
• актов выполненных работ (оказанных услуг), товарных накладных и иных первичных документов;
• бухгалтерских справок;
• актов сверок с налоговыми органами, решений и актов по проводимым проверкам;
• инвентаризационных описей;
• кассовых документов, выписок банка и платежных поручений;
• договоров с поставщиками, покупателями и прочими контрагентами;
• кадровых документов, документов, подтверждающих задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ;
• порядка документооборота между сотрудниками компании, а также между головной организацией и ее подразделениями и филиалами (при их наличии);
• должностных обязанностей сотрудников бухгалтерии;
• списка лиц, имеющих право подписи на первичных документах, который должен быть утвержден приказом руководителя на основании п. 3 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

Ключевые моменты, на которые мы обращаем внимание при проверке состояния учета и отчетности.

 Чтобы обезопасить Вас от налоговых санкций вследствие наличия ошибок, доставшихся от прежнего главного бухгалтера, нам нужно проверить правильность ведения учета и формирования отчетности в организации за последний отчетный или налоговый периоды.

 Так, принимая дела, бухгалтерская компания «ДонБизнесКонсалтинг»  проверяет:

• полноту отражения в бухучете всех фактов хозяйственной деятельности (требование полноты);
• своевременное отражение фактов хозяйственной деятельности в бухучете и бухгалтерской отчетности (требование своевременности);
• большую готовность к признанию в бухгалтерском учете расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов (требование осмотрительности);
• отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности исходя не столько из их правовой формы, сколько из экономического содержания фактов и условий хозяйствования (требование приоритета содержания перед формой);
• тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на последний календарный день каждого месяца (требование непротиворечивости);
• рациональное ведение бухучета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины организации (требование рациональности).

Проверка правильности исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов.

 По причине большого объема информации в первую очередь следует уделить внимание отчетности, по которой налоговый период устанавливается как год. Дело в том, что отчетность по таким налогам и взносам новый главный бухгалтер будет составлять с использованием сведений тех периодов, когда работал прежний главбух. А ошибка, допущенная, например, в I квартале, повлечет за собой искажение налоговой базы при составлении отчетности за следующий отчетный период и весь год.

 Так, прежде всего надо проанализировать, все ли расходы, признанные в базе по налогу на прибыль, документально подтверждены и экономически обоснованны в соответствии со ст. 252 НК РФ. Также нужно обратить внимание на правильность исчисления авансовых платежей, поскольку, исходя из этих сумм, будет рассчитываться размер налога на прибыль к уплате в бюджет в последующие отчетные периоды.

 По налогу на имущество обязательно проверяется остаточная и среднегодовая стоимость всех основных средств для определения правильности исчисления налоговой базы.

 В рамках проверки правильности исчисления НДС стоит уделить внимание налоговым вычетам. Важно проанализировать обоснованность их применения, в том числе на предмет наличия счетов-фактур и использования приобретенных товаров, работ и услуг для облагаемой деятельности. Также бухгалтеру нужно удостовериться в правомерности использования ставок НДС 10 и 0%. А если у организации есть как облагаемые, так и необлагаемые операции, то проверяется, велся ли раздельный учет.

 Кроме того, необходимо удостовериться в том, исполняла ли организация обязанности налогового агента по налогу на прибыль, НДС и НДФЛ.

В результате проведенной работы бухгалтерской компанией «ДонБизнесКонсалтинг», руководитель предприятия получает:

• полный отчет о состоянии бухгалтерского учета компании;
• акт приема – передачи бухгалтерских документов, в котором указывается полнота предоставленных сведений уходящим бухгалтером;
• все недоимки по обязательным платежам;
• рекомендации по наладке учета.